Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI

dla kontrahentów i najemców

Ochrona danych osobowych w ramach Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)

Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które zbiera Kalisz Retail sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy al. Szucha 6, Warszawa 00-582, KRS 0000372341, ("Spółka") jako administrator danych osobowych, sposobów, w jakie są one wykorzystywane, a także praw osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt z rodo@griffin-re.com.

W celu prowadzenia swojej działalności, Spółka zbiera i wykorzystuje informacje identyfikujące osoby fizyczne (zwane również "danymi osobowymi"),w tym informacje o osobach współpracujących ze Spółką.

W ramach naszego zobowiązania do ochrony danych osobowych pragniemy Państwa w przejrzysty sposób poinformować:

  • dlaczego i w jaki sposób Spółka gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe;
  • na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są te dane osobowe oraz
  • jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z tym przetwarzaniem.

1. Zakres informacji

W niniejszej klauzuli Spółka informuje o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych ("przetwarzanie") na terenie Polski w odniesieniu do osób fizycznych będących:

  1. kontrahentami, najemcami, lub dostawcami (również potencjalnymi) Spółki,
  2. wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami podmiotów wymienionych w pkt a) powyżej,
  3. innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur, oraz
  4. pracownikami lub przedstawicielami organów publicznych

(łącznie „Państwo” lub „Kontrahenci”).

2. Rodzaje danych osobowych

2.1. Dane podawane przez Kontrahentów

W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a Spółką, mogącą polegać w szczególności na świadczeniu przez Państwa usług, zarządzaniu nieruchomościami, najmem/wynajmem przez Państwa/ na Państwa rzecz lokali, a także dostawą towarów dla Spółki możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:

  1. imię i nazwisko, firma oraz adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
  2. numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),
  3. numer PESEL,
  4. dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu,
  5. stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,
  6. specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie (np. numer legitymacji służbowej).

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a Spółką, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Kontrahentem oraz Spółką. W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio ze Spółką, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym.

Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wykonania powyższych działań przez Spółkę (przykładowo, niepodanie danych może wiązać się z brakiem możliwości wystawienia faktury).

2.2. Dane zbierane z innych źródeł

Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji informacji podanych przez Kontrahentów. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.

Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy Spółką a takim podmiotem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia w danym podmiocie, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.

Możemy również pozyskiwać Państwa dane z wewnętrznych baz danych prowadzonych przez podmioty powiązane ze Spółką – dotyczy to danych umożliwiających kontakt z konkretnym Kontrahentem.

3. Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych

3.1. Podstawy prawne przetwarzania danych

Nie możemy przetwarzać danych osobowych, jeśli nie mamy ważnej podstawy prawnej. Dlatego przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:

  1. przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są Państwo stroną umowy zawartej ze Spółką;
  2. przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych, np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (dotyczy to przypadków udostępnienia danych Kontrahentów na żądanie właściwych organów lub sądów),a także w przypadku przetwarzania danych osobowych niezbędnego do odpowiedzi na żądanie lub zapytanie organu publicznego;
  3. przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Spółki i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności. Należy pamiętać, że podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością.
    Takimi „uzasadnionymi interesami” są:
    1. zawieranie i wykonywanie umów z Kontrahentami będącymi jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej lub osobami prawnymi;
    2. ustalanie lub dochodzenie przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;
    3. weryfikacja tożsamości osób zatrudnionych w podmiotach pracujących w lub współpracujących ze Spółką, np. kurierów lub osób przewożących gotówkę etc.;
    4. kontakt z Kontrahentami, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów Kontrahentów służących umożliwieniu kontaktu przez Spółkę z Kontrahentami.

3.2. Cele i okresy przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej zostały wymienione cele, jakie realizuje Spółka poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarza.

Cel przetwarzaniaOkres przetwarzania
Wypełnianie zobowiązań umownychOkres trwania umowy pomiędzy Kontrahentem oraz Spółką
Kontakt z organami publicznymiOkres niezbędny do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w oparciu o które Spółka podejmuje kontakt z organem publicznym
Kontakt z organami publicznymiOkres niezbędny do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w oparciu o które Spółka podejmuje kontakt z organem publicznym
Weryfikacja tożsamości osób zatrudnionych w podmiotach współpracujących ze SpółkąOkres trwania umowy pomiędzy podmiotem zatrudniającym daną osobę oraz Spółką lub do momentu ustania zatrudnienia takiej osoby

Niezależnie od powyższych okresów, Państwa dane mogą być przetwarzane przez Spółkę dla celów ustalania lub dochodzenia przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 10 lat (po wprowadzeniu nowelizacji przepisów Kodeksu cywilnego okres ten zostanie skrócony do 6 lat) od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia.

4. Środki zabezpieczające dane osobowe

Wszyscy pracownicy uzyskujący dostęp do danych osobowych, a w szczególności personel menedżerski, muszą przestrzegać wewnętrznych zasad i procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celu ich ochrony i zapewnienia poufności. Są oni również zobowiązani do przestrzegania wszystkich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ochrony danych osobowych.

Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym, przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, niewłaściwym wykorzystaniem, ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi nielegalnymi formami przetwarzania. Te środki bezpieczeństwa zostały wdrożone przy uwzględnieniu najnowszego stanu techniki, kosztów wdrożenia, zagrożeń związanych z przetwarzaniem i charakteru danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych.

5. Przekazywanie danych osobowych odbiorcom i innym stronom trzecim

Dane mogą być przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele wymienione w punkcie 3.2 w zakresie, w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania zadań przez zleconych przez Spółkę, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub jeżeli Spółka posiada inną podstawę prawną. Za odbiorców lub inne strony trzecie uznane mogą być:

  1. podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów lub usługi księgowe. Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Spółkę. Spółka ma kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność.
  2. wszelkie krajowe organy administracji publicznej (np. Policja),organy innych państw członkowskich UE (np. organy powołane do ochrony danych osobowych w innych państwach członkowskich) lub sądy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie;
  3. dostawcy usług kurierskich lub pocztowych.

5.1. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe przekazywane podmiotom trzecim mogą być również przetwarzane w kraju znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym ("EOG"),który obejmuje państwa członkowskie UE, Islandię, Liechtenstein i Norwegię. OCM Investments LCC, Pacific Investment Management Company, LLC, Redefine Properties.

W tym zakresie nie został stwierdzony przez Komisję Europejską odpowiedni stopień ochrony w drodze decyzji, niemniej dane będą odpowiednio zabezpieczone za pomocą standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską w drodze decyzji Komisji z dnia 5 lutego 2010 r. w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazywania danych osobowych podmiotom przetwarzającym dane mającym siedzibę w krajach trzecich na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (2010/87/UE).

Możecie Państwo także poprosić o dodatkowe informacje w tym zakresie i uzyskać kopię odpowiedniego zabezpieczenia, korzystając ze swoich praw określonych w punkcie 6.

6. Prawa przysługujące Kontrahentom i korzystanie z nich

6.1. Przysługujące prawa

Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 6.2 poniżej. Spółka niezwłocznie skoryguje takie informacje.

Ponadto, mają Państwo prawo do:

  1. wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Spółka uzyskała taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
  2. żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
  3. żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
  4. sprzeciwienia się – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania),jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Spółki;
  5. przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Spółce w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Spółki i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności.

Spółka będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.

W odpowiedzi na Państwa żądanie Spółka może poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą Spółce lepiej zrozumieć sytuację. Spółka dołoży wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione.

6.2. Korzystanie z przysługujących Państwu praw

Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość e-mail na rodo@griffin-re.com lub skontaktować się ze Spółką korespondencyjnie pod adresem al. Szucha 6, Warszawa 00-582.

Jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki Spółka przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosimy zgłaszać swoje wątpliwości przy użyciu danych kontaktowych podanych powyżej.

Jeśli będą mieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Spółki, istnieje również możliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu e-mail). Zachęcamy do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych.

7. Aktualizacje klauzuli informacyjnej

Niniejsza klauzula została zaktualizowana w dniu 24.05.2018 i może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisanym w niniejszej klauzuli, które mogą dotyczyć Państwa osoby, zostaną Państwu przekazane za pośrednictwem odpowiedniej formy komunikacji zazwyczaj używanej przez Spółkę w kontaktach z Kontrahentami.

Najlepsze modowe marki

Newsletter Gelerii Tęcza

Jeśli chcesz otrzymywać najnowsze informacje zapisz się do Newslettera.

W celu otrzymywania oferty marketingowej, zwracamy się z prośbą o wyrażenie poniższych zgód: